Genel kurul toplantısının hazırun (katılma hakkı bulunanlar/hazır bulunanlar) listesinde yer vermek kaydıyla genel kurul toplantısının bulunduğu gün dâhil her daim üye kaydı yapılabilir. Ne var ki genel kurul divanı oluştuğunda yönetim kurulunun görevi sona ereceğinden toplantı başladıktan sonra üye kaydı alınamaz.
Hazırun listesinin sağlıklı şekilde hazırlanabilmesini ve DERBİS nezdinde üye kayıtlarının tamamlanarak üyelerin, üyelik durumunu e-devlet uygulamasından teyit edebilmesini teminen genel kurulun toplantı yeter sayısı aranmayan ikinci oturumundan en geç bir gün öncesine dek üye kaydı yapılması önerilmektedir.